Acquista è il gestionale che mette a disposizione del back office del Sistema Bibliotecario un flusso completo che risponde alle necessità informative di due aree di interesse:

• l’area amministrativa e finanziaria
• l’area del catalogo e dei servizi

La prima, preposta agli acquisti ed al riscontro della disponibilità di tesoreria e del piano di budget corrispondente, la seconda che manutiene ed aggiorna la base dati del catalogo.
La procedura mette a disposizione del Sistema e quindi ai vari operatori ed addetti delle singole biblioteche una gestione completa di tutte le fasi secondo le quali si articola l’attività di gestione degli acquisti e degli abbonamenti ai periodici. L’applicativo si integra con il Catalogo e consente di visualizzare in Opac il materiale che è in approvvigionamento e quindi ancora non collocato ed inventariato.
Ogni operazione di acquisto attiva un flusso e viene associata alle entità:

• Biblioteca
• Documento
• Fornitore

Le operazioni di acquisto non riguardano solo le accessioni di documenti ma anche ogni altro ordinativo di materiale e servizio. Ogni movimento amministrativo è contraddistintodalla definizione della tipologia dell’acquisto (ad esempio materiale di consumo) e dalla causale di stato che indica lo stato di processamento del movimento nell’ambito del flusso delle varie fasi.

Gestione delle proposte di acquisto
• inserimento della proposta in EasyCat o direttamente in Acquista
• Pubblicazione in Opac con evidenza dello stato del documento in fase di acquisizione

Gestione degli ordini
• Visualizzazione delle proposte in Acquista
• Inserimento degli ordini con verifica delle disponibilità finanziarie e del budget
• Stampa degli ordini (acquisti-abbonamenti)
• Lista ordini aperti – analitico
• Lista ordini aperti – sintetico
• Stampa solleciti ai fornitori
• Inserimento dati di evasione da bolle accompagnatorie
• Inserimento dati di evasione da fatture
• Consolidamento movimenti
• Aggiornamento della base dati degli approvvigionamenti
nell’area dei dati gestionali delle notizie bibliografiche
• Elenco delle voci evase in accompagnamento al lotto di documenti da localizzare/collocare in EasyCat
• Stampa del registro di Entrata
• Stampa dell’Inventario
• Scadenziario dei pagamenti
• Stampa dei documenti acquistati e da collocare
• Elenco del materiale da catalogare a livello di area dati
bibliografici

Gestione delle tabelle e statistiche
• Inserimento/Variazione Anagrafica Fornitori
• Tabella degli sconti per Fornitore/Collana/Periodico
• Tabella delle Condizioni di Pagamento
• Tabella Inventari/Sezioni di Inventario
• Tabella delle periodicità
• Tabelle di utilità
• Statistiche Ordini in evasione
• Statistiche per fornitore
Pianificazione Budget e Gestione del Rendiconto di Esercizio
• Inserimento Piano di Budget degli acquisti
• Stampa con scostamenti rispetto agli esercizio precedente
• Inserimento pianificazione delle tranches di finanziamenti di Esercizio
• Controllo del Rendiconto aggiornato in base agli acquisti con evidenza degli
scostamenti rispetto al budget
• Stampa del Rendiconto
Gestione Abbonamenti a Periodici
• Elenco degli abbonamenti aperti in ordine di Fornitore/Titolo/Data
• Stampa tabulato delle consegne per periodo
• Inserimento mancate consegne (anomalie)
• Stampa comunicazioni anomalie ai fornitori

Le fasi del flusso Acquista sono schematicamente così riassumibili:
• Proposta
• Richiesta di offerta
• Ordine con modifica automatica dello stato del documento precatalogato e già
presente nel Catalogo
• Evasione con spunta dell’ordine
• Fatturazione (registrazione fatture fornitori) con verifica dell’evasione e dell’ordine
• Aggiornamento del registro entrate
• Aggiornamento dell’inventario
• Collocazione (a cura dei gestori del Catalogo)

Le proposte di acquisto (precatalogazione dei documenti richiesti con stato “proposta”) vengono inserite a cura degli operatori del Catalogo e costituiscono una base di dati precatalografici, che si consolidano all’atto dell’avvenuta registrazione automatica in Inventario e della conseguente collocazione da parte dell’operatore di biblioteca. Utilizzando il modulo di catalogazione può essere derivata (se disponibile) via Z39.50 tutta la notizia bibliografica, riferita al documento proposto e da ordinare, in modo da disporre fin dall’inizio di informazioni complete e corrette.

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